10 avantages de la dématérialisation au bureau

La numérisation de votre bureau crée un processus rationalisé

Pendant mon stage dans une entreprise, je pense que les pires moments que j’ai jamais vécus là-bas ont été lorsqu’on m’a demandé de chercher un document obscur ou un autre. Je suis très sûr que n’importe quel employé de bureau serait capable de comprendre.

L’entreprise était relativement petite, donc le système de classement n’était pas parfait, mais oh mon Dieu... La recherche d’un document qui a été décrit de manière si vague qu’il pourrait très bien s’agir de n’importe quelle feuille de papier dans ce bureau et le fait de savoir que vous ne pouvez pas abandonner la recherche parce que ce document est si important est le pire sentiment que j’aie jamais eu en travaillant là-bas. Il y a quelque chose d’intrinsèquement mauvais dans les documents papier - un auquel je suis sûr que chaque employé de bureau peut s’identifier. La frustration de chercher quelque chose que vous n’avez même pas perdu est indescriptible... C’est comme si vous vouliez vous arracher les cheveux, mais vous savez que cela ne résoudra rien.

Passez à la dématérialisation avec 10 avantages d’un bureau sans papier :

1. Efficacité accrue : La dématérialisation élimine le besoin de classer, de rechercher et d’organiser manuellement les documents physiques, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer la productivité.

2. Économies de coûts : Les coûts de papier, d’encre et de stockage peuvent être considérablement réduits, voire éliminés, ce qui se traduit par des économies substantielles pour les entreprises.

3. Sécurité renforcée : Les documents numériques peuvent être cryptés et protégés par des mots de passe, ce qui réduit le risque d’accès non autorisé ou de perte par rapport aux documents physiques.

4. Amélioration de la collaboration : avec les documents numériques, plusieurs membres de l’équipe peuvent accéder et travailler sur le même fichier simultanément, ce qui favorise la collaboration et rationalise les flux de travail.

5. Récupération facile des documents : les documents numériques peuvent être rapidement recherchés, triés et récupérés à l’aide de mots-clés ou de métadonnées, éliminant ainsi le besoin de recherche manuelle dans les fichiers physiques.

6. Économie d’espace : L’élimination des dossiers papier et des armoires de rangement libère de l’espace de bureau précieux, ce qui permet un environnement de travail plus organisé et plus efficace.

7. Durabilité environnementale : Le passage au zéro papier réduit la consommation de papier, ce qui contribue à préserver les ressources naturelles et à réduire les émissions de carbone associées à la production et à l’élimination du papier.

8. Reprise après sinistre : Les documents numériques peuvent être facilement sauvegardés et stockés dans un stockage cloud sécurisé, offrant une protection contre les dommages physiques ou les pertes dues à des catastrophes telles que des incendies ou des inondations.

9. Accès à distance : Les documents numériques sont accessibles de n’importe où avec une connexion Internet, ce qui permet le travail à distance et facilite la collaboration entre des équipes géographiquement dispersées.

10. Conformité simplifiée : Les documents numériques peuvent être facilement suivis, audités et archivés, ce qui garantit la conformité aux exigences réglementaires et simplifie le processus de conservation des documents.

Ce que c’est que de travailler pour une entreprise qui n’a plus de papier

Travailler avec SignTech est une bouffée d’air frais. Alors que dans l’entreprise de formulaires sans papier, je pense que je peux compter le nombre de fois où j’ai dû travailler avec du papier sur les doigts d’une main. Cela semble exagéré, mais non, ce n’est pas le cas. Toutes les présentations, les réunions avec les clients, les articles et même les postulations pour le poste ne nécessitaient l’utilisation de papier. Dans notre entreprise, les solutions sans papier sont la norme.

Quand je vois d’autres entreprises qui ont encore des formulaires et des bordereaux papier, je me dis : « De toute évidence, ce n’est pas la meilleure alternative, alors pourquoi les gens l’utilisent-ils encore ? » L’argent, le temps que les gens pensent économiser, vous n’économisez plus rien. Le coût de maintenance d’un système de fonctionnement sur papier, c’est-à-dire des classeurs et de l’espace au sol qui pourraient être utilisés pour d’autres choses, est bien supérieur à ce que vous investiriez dans une application comme SignTech à long terme.

La vérité est que si nous le faisions correctement, nous n’aurions pas besoin d’utiliser du papier pour au moins 95 % des choses que nous faisons actuellement.

Cela dit, je vous laisserai avec une seule question : pourquoi utilisez-vous encore du papier ?

SignTech Forms est une plateforme dématérialisée innovante qui convertit les formulaires et documents existants en formulaires dématérialisés qui peuvent être remplis sur des appareils mobiles et signés électroniquement de manière transparente (avec une intégration complète des données).  Pour plus d’informations, visitez www.signtechforms.com ou par e-mail expert@signtechforms.com.